4 måter å forbedre medisinsk kontor planlegging for å redusere ventetider

Det kan være en utfordring å skape en balanse mellom å se nok pasienter til å møte de økonomiske behovene til øvelsen, men fortsatt tilby et høyt kvalitetsnivå pasientbehandling. Vær oppmerksom på disse tingene.
1

Passende planlegging av pasientavtaler

Pasientene må ikke vente lenger enn 15 minutter for planlagt avtale.
Med tanke på hvordan uforutsigbar helsevesen kan være, er det forståelig at det kan være ganger at pasientene vil ha lengre ventetid.
Typene pasientbesøk varierer avhengig av praksis spesialitet, diagnose av pasienten og prosedyrer som utføres under besøket. Dette innebærer at et annet tidsbehov skal tildeles hver besøketype.
Antall daglige pasientbesøk skal være i stand til å dekke kontorets utgifter og selvsagt gi profitt.
Når du utvikler utformingen eller strukturen til pasientplanleggingssystemet, er det viktig å vurdere eventuelle hendelser som kan forårsake forstyrrelser i pasientens strømning.
2

Reduser forstyrrelser i pasientstrømmen

Sen ankomst: For å hjelpe til med dette problemet, sett noen begrensninger på hvor sent en pasient kan være uten å måtte omplanlegge, la en pasient som er tidlig for avtale, flytte opp til sent pasientens spor, og planlegge kronisk sent pasienter mot slutten av dagen.
Advarsel: Det er tre måter å forhindre ubesvarte avtaler på.

• Påminnelse ringer til pasienter 24 - 48 timer før planlagt avtaletid.
• En måte å redusere no-shows på er å bruke online pasientplanlegging. Pasienter kan administrere, planlegge eller omplanere sine egne avtaler som gjør at det ikke er mindre sannsynlig.
• Fakturering av pasienter uten gebyr for ubesvarte avtaler. No-show avgifter ikke bare gjøre opp for noen av de tapte inntektene, men lærer også pasientene dine å varsle om de skal avbryte sin avtale. Dette tillater også muligheten til å omplassere avtalen mens pasienten er på telefonen.  

Walk-ins: Gjennomgå trender når det medisinske kontoret har en tendens til å se flere walk-ins som på mandager eller under influensasesongen og foreta justeringer tilsvarende.
3

Åpne kommunikasjon med pasienter

Gi beskjed til pasienter når avtaler går etter planen
Lær medisinsk kontorspersonell om hvordan du svarer på ikke-kliniske pasientspørsmål
Utvikle og distribuere pasienttilfredshetsundersøkelser
Kommunisere skriftlig når det er hensiktsmessig. En hvilken som helst enkel og effektiv måte å sikre at pasientene får informasjon som er viktig for deres omsorg, er å gi dem utdelinger, for eksempel grunnleggende informasjon om medisinsk praksis, en liste over ting som skal bringes til hvert besøk, betalingspolitikk og varsel om personvernpraksis.
4

Telefon og elektronisk kommunikasjon

Som en av de mest brukte kommunikasjonsmidler, bør telefonkommunikasjon ikke tas lett. Det er ofte den første samhandlingen et medisinsk kontor har med en pasient. Her er noen grunnleggende tips du kan tilby din medisinske kontorspersonell for å forbedre telefonens etikett.

• Aktiv lytting
• God telefon oppførsel - profesjonell og høflig
• Opprettholde konfidensialitet
• Alltid takk dem for å ringe
• Ikke heng opp først
• Når du tar meldinger, få så mye informasjon som mulig
• Hold deg rolig og høflig, selv når en pasient er uhøflig for deg

Den samme profesjonaliteten du vil bruke på telefonen, skal brevkorrespondanse eller ansikt til ansikt også uttrykkes i en e-post. Husk alltid at e-post er et kommunikasjonsform og hvordan mottakeren tolker meldingen, er det eneste som betyr noe.

• Pass på at e-post er den riktige kommunikasjonsformen for meldingen din i stedet for en telefonsamtale eller et møte. Husk at innholdet bør gjenspeile bildet og nivået på profesjonalitet som forventes av ditt medisinske kontor.
• Bruk riktig grammatikk, tegnsetting og stavemåte. Vær også sikker på å holde meldingen konsistent og bruk riktig layout for meldingen din, noe som gjør det lettere å lese.
• Kontroller at e-posten blir sendt til den aktuelle mottakeren (e). Informasjon i et medisinsk kontor, spesielt relatert til pasientinformasjon, bør deles på et behov for kun å kjenne basis.