Aktuelle problemer for medisinske kontorledere

Det medisinske kontoret står stadig overfor mange utfordringer. Den medisinske kontorlederens jobb er å identifisere dem og forstå de nødvendige skritt for å implementere vellykkede strategier.
1

Forbereder for endring

Enten det er velkommen eller ikke, er forandring uunngåelig, spesielt i helsevesenet. Det er viktig å være forberedt på endringer som kan komme som kan være teknologi, overholdelse eller for å møte kravene til pasientene dine. Uansett hva som endrer dine medisinske kontoropplevelser, er den viktigste betydningen av disse endringene hvordan du reagerer på det.
Medisinske kontoransvarlige må være klare og i stand til å identifisere muligheter for endring som vil øke kontorets effektivitet og effektivitet. Det er viktig å holde seg oppdatert om helsestrender for økonomisk, compliance og fremtidig planlegging.
2

Overgang til 5010

Selv om datoen har gått for alle leverandører, sykehus og betalere for å konvertere fra versjon 4010 standarder for elektroniske helsetransaksjoner til versjon 5010 for elektroniske krav, er overgangen langt fra over. Fasiliteter over hele landet opplever mange utfordringer når det gjelder å komme tilbake til "normer" for fakturering og koding. Å få rene krav utregnet vil ta tid fordi det bare er satt - ingen av oss visste nøyaktig hva vi stod overfor.
Det viktigste trinnet du kan gjøre er å identifisere hvert problem som det oppstår. Enten du har din egen IT-avdeling eller du må kontakte leverandøren av fakturering, vær klar med eksempler på hva dine fakturaer opplever for å få ting fast. Dessverre er det ingen rask løsning, men å holde seg på toppen av disse "feilene" vil tjene deg godt i det lange løp.
3

Beskytte pasientens personvern

Alle helsepersonell har ansvar for å holde personalet stablet og informert om HIPAA-overholdelse. Enten tilsiktet eller utilsiktet, uautorisert avsløring av PHI anses å være et brudd på HIPAA. Her er 5 tips for å unngå å bryte HIPAA:

1. Helsepersonell bør være veldig forsiktig med å avstå fra å informere gjennom rutinemessig samtale. Dette kan lett gjøres ved å nevne til en tredjepart noe tilsynelatende ubetydelig som å si at John Smith hadde et kontorbesøk i dag.
2. Å diskutere pasientinformasjon i ventende områder, hallways eller heiser bør være strengt begrensede. Følsom informasjon kan overhøres av besøkende eller andre pasienter. Sørg også for å holde pasientrekord ut av områder som er tilgjengelige for allmennheten.
3. PHI skal aldri kastes i søppelkassen. Ethvert dokument kastet i søppelet er åpent for publikum og derfor brudd på informasjon. Bruk en ekstern tjeneste som spesialiserer seg på riktig avhending av PHI.
4. Sladder er spesielt vanskelig å kontrollere. Derfor er det viktig at tilgangen til informasjon er strengt begrenset til ansatte som jobber krever denne informasjonen. Denne typen brudd kan være spesielt skadelig for omdømmet til organisasjonen din, spesielt i små samfunn hvor "alle vet alle".
5. Selge pasientlister eller avsløre PHI til tredjeparter for markedsføringsformål er strengt forbudt uten forhåndsgodkjenning fra pasienten. Husk at avsløring av pasientinformasjon bare skal åpnes for å kunne tilby kvalitetssorg.

4

Infeksjonskontroll

Å forebygge spredning av smittsomme sykdommer er hovedmål for infeksjonskontroll i medisinsk kontor. Som vi alle vet, er riktig håndvask den mest effektive måten å hindre spredning av infeksjoner, men håndvask alene kan ikke gjøre jobben. Pasienter og ansatte kan hjelpe ved å:

• Holder deg oppdatert på immuniseringer, inkludert influensa-skudd
• Bruk riktig hygiene når hoste og nysing
• Følgende riktige retningslinjer ved håndtering av blod og andre kroppsvæsker
• Bruk egnet personlig verneutstyr (PPE) når det er aktuelt

Det viktigste trinnet det medisinske kontoret kan ta for å forhindre spredning av smittsomme sykdommer, er ved å legge til berøringsfrie eller håndfrie produkter som fremmer pasientsikkerhet og sikrer beskyttelse av pasienter og ansatte.
5

Utestående krav

Uansett om dine medisinske påstander faktureres elektronisk eller papir faktureres via post, er det avgjørende at din medisinske kontorspersonell oppfølging med forsikringsselskapene får krav på status. Når regningen er mottatt av forsikringsselskapet, trenger du ikke å være barmhjertig for å få betalt i tide.
Avhengig av faktureringsmetoden din, bør du forvente å motta betaling på så lite som 15 dager. Hvis dine forsikringsutbetalinger er gjennomsnittlig en vendestid på over 30 dager fra det tidspunkt regningene dine sendes ut til du mottar betaling, trenger kontoret din å utvikle en prosess for kravoppfølging. Å følge opp på statusen for dine krav kan definitivt forbedre dine fordringsdager.
6

Indre kontroll

Interne kontroller er definert som en prosess utformet for å motvirke svindel, beskytte selskapets ressurser og sikre overholdelse av lover og forskrifter. Interne kontroller er bare effektive hvis de helsepersonell etter de spesifikke behovene til det medisinske kontoret, implementeres, overvåkes og måles for å sikre at de fungerer som planlagt.
Det medisinske kontoret må ta en proaktiv tilnærming for å forebygge og oppdage ansattes uregelmessigheter ved å ha en politikk på plass angående interne kontroller. Forebygging og deteksjon spiller en svært viktig rolle i enhver intern kontrollprosess ved å minimere et visst risikonivå.