Hvordan å skaffe beskyttet helseinformasjon riktig
Det finnes en rekke løsninger ditt medisinske kontor kan etablere for å kunne skaffe PHI riktig når informasjonen ikke lenger er nødvendig.
Riktig avhending av papir PHI
Papir PHI skal aldri kastes i vanlig søppel. Plassering av PHI i søppelbeholdere eller dumpsters er ikke en sikker metode for avhending av PHI. Søppelkasser og dumpsters er tilgjengelige for offentligheten, og det er ingen måte å beskytte dokumentene mot å bli oppnådd og deres innhold er eksponert. Bedrifter har blitt bøtelagt for ulovlig kassering av PHI i dumpsters komplett med pasientnavn, fødselsdato, personnummer og annen beskyttet helseinformasjon.Før PHI kan kastes ut, bør det gjøres uutslettelig ved å rive eller brenne. Den sikreste måten er å ansette et anerkjent selskap for å ødelegge postene. Hjelp dine ansatte til å følge disse prosedyrene:
- Plasser små hyller på hver arbeidsstasjon som er merket med "PHI FOR PROPER DISPOSAL ONLY - IKKE TRASH". Dette forhindrer at informasjonen utilsiktet havner i papirkurven.
- Pass på å overvåke både sikre og usikre områder der søppel bortskaffes som en forholdsregel for enhver PHI som en pasient kan kaste bort. For eksempel i venterom og toaletter.
- Husk at visse opplysninger kan trenge ekstra beskyttelse som personnummer, pasientdiagnose og kredittkortnummer.
- Gjør det til en policy at alle papirdokumenter skal plasseres i en resirkuleringsboks, enten det er PHI på det eller ikke, for å unngå forvirring.
- Gjør tilfeldige kontroller for å sikre at alle er kompatible.
Riktig avhending av elektronisk PHI
Elektronisk PHI er mindre sannsynlig å kreve bortskaffelse. Men hvis kontoret din bruker noen form for flyttbare eller bærbare elektroniske medier som disketter, CDer eller flash-stasjoner, må du slette, slette eller reformat all informasjon som ikke lenger er nødvendig. Den beste måten er å unngå bruk når det er mulig.Hvis det er nødvendig å avhende elektronisk PHI, bruk clearingprogramvare eller maskinvare for å overskrive sensitive data med ikke-følsomme data. Andre muligheter inkluderer rensing, som krever et sterkt magnetfelt for å ødelegge dataene, eller ødelegge enheten ved hjelp av metoder som forbrenning, riving og smelting. Bedrifter som gir sikker papir PHI-avhending kan også gi sikker elektronisk PHI-avhending.
Pass på at du fjerner informasjon fra harddisken på datamaskiner som ikke lenger er i bruk eller blir solgt på en slik måte at det forhindrer at dataene gjenopprettes. Hold deg oppdatert på HIPAA-overholdelse for å sikre at du følger de nyeste retningslinjene.
