6 måter å forbedre ditt medisinske kontor

Hvert medisinsk kontor kan bli et bedre sted for tilbydere, ansatte og pasienter. Selv de beste kontorene kan streve for å gjøre kontinuerlige forbedringer, slik at de ikke ser en nedgang i tilfredshet, utfall eller inntekter. Her er seks måter hvert medisinsk kontor kan forbedre. 

Forbedre pasientstrømmen

Bare pasientene vet om hele prosessen flyter jevnt eller ikke. De opplever strømmen fra å planlegge en avtale, ankommer til medisinsk kontoret, sjekker inn for sitt besøk, sitter i ventetiden, venter i eksamenslokalet, blir behandlet av en lege, sjekker ut og betaler, og til slutt forlater, ikke for å nevne å motta regningen. Hvis pasientene på ditt medisinske kontor ikke er fornøyd med hele prosessen, kan de ikke komme tilbake.
Å tilby høy kvalitet og god kundeservice vil forhindre tap av inntekter for medisinsk kontor på grunn av høyt nivå av pasienttilfredshet. Pasientene vil sannsynligvis fortsette å komme tilbake så lenge de er fornøyd med hele prosessen. Lær hvordan du gjør en pasientflytvurdering.

Forbedre kommunikasjon

Effektiv kommunikasjon snakker ikke bare og lytter. Det betyr å ha gjensidig respekt og forståelse mellom ansatte og ledelse. Det er til fordel for kontorsjefen å sette tonen for effektiv kommunikasjon.

• Etablere klare forventninger for hver ansatt. Ledere må sørge for at de er spesifikke i hva de forventer av sine ansatte.
• Gi tilbakemelding. Ansatte må gi tilbakemelding regelmessig om det er å fortelle dem at de gjør en god jobb, eller det er konstruktiv kritikk.
• Lytte. Ansatte kan være en utmerket ressurs for kontorvirksomhet. De har førstehånds kunnskap om kontorprosesser eller -politikker og kan tilby gode ideer for å gjøre kontoroppgaver mer effektive.
• Lær mer om vellykkede kommunikasjonsteknikker og praksis

Forbedre arbeidsflyt og produktivitet

Arbeidsflyt og produktivitet er avgjørende for suksessen til det medisinske kontoret. En strømlinjeformet arbeidsflyt vil selvsagt forbedre produktiviteten til medarbeiderne. Et medisinsk kontor uten effektive måter å utføre nødvendige arbeidsoppgaver kan ikke utføre dem effektivt. Å ha en detaljert og godt utviklet retningslinjer og prosedyrhåndbok på plass som lett tilgjengelig for det medisinske kontorpersonalet kan i stor grad styrke hele laget.
Pass på at politikken din inneholder et videreutdanningsprogram for å sikre at alle ansatte holdes oppdatert på kontorpolitikk, overholdelse og jobbspesifikke krav.

Forbedre Forsikringsbidrag

Det er viktig for den finansielle stabiliteten til sykehus- eller legekontoret å ha en prosess på plass for hver fase av inntektssyklusen. Ikke bare vil du motta betalinger raskt, men vil også redusere byrden på faktureringstjenestene, holde ned administrasjonskostnadene, og viktigst opprettholde en positiv rapport med pasientene dine. Fokusområder bør omfatte:

• Berettigelse og forsikring verifisering
• Diagnose og prosedyrekoding
• Billing
• Krav oppfølging
• Kontantpostering og avstemming
• Se mer om hvordan du kan forbedre forsikringsgodtgjørelsene dine

Forbedre Upfront Collections

Den raskeste måten å øke kontantstrømmen og forbedre innsamlingsrenten er å samle pasientansvar opp foran. Pasienter er mindre tilbøyelige til å betale eller er vanskelige å nå når tjenestene har blitt utført. I stedet for å vente til innsamlingsstadiet av inntektssyklusen, bør leverandørene dra nytte av å diskutere økonomiske problemer og samle pasientbetalinger tidlig i prosessen. Informer pasienter før deres ankomst av hva deres estimerte ansvar vil være, og gjør dem oppmerksom på at betaling er nødvendig før tjenestene utføres. Les mer om hvordan du bruker forhåndsinnsamlinger

Forbedre din tilnærming til budsjettering

Reduserende legeutbetalinger, færre pasienter og høyteknologiske kostnader kan være økonomisk lammende. Den beste måten å håndtere økende driftskostnader er å overvåke dem og deretter utvikle en plan for å redusere kostnadene. Tre områder som kan legge opp til tusenvis av dollar i besparelser per år inkluderer:

• Kontorrekvisita: Husk disse ordene - reduser, gjenbruk og resirkulere. Lære å bruke kontorrekvisita klokt kan kutte kostnadene vesentlig som å kutte brukt papir i firkanter i stedet for å kjøpe klebrig notater. Å gå papirløs og prute for å kjøpe den beste prisen, er andre måter å redusere kontorets forsyningskostnader.
• Medisinsk utstyr: Kjøp medisinsk utstyr etter behov. Å kjøpe i bulk kan spare penger, men hvis du ikke trenger det, ikke kjøp det. Noen forsyninger har begrenset holdbarhet og kan koste deg mer i det lange løp hvis du må kaste dem bort. Du kan også prøve å identifisere muligheter for å få gratisforsøk fra leverandører som markedsfører nye produkter.
• Kontorutstyr: Prøv å finne brukt kontorutstyr til salgs når du lager store kjøp. Det finnes en rekke elektroniske ressurser som du kan finne gode priser på kontorutstyr fra å gå ut av forretningssalg. Online-auksjoner er også en utmerket måte å finne eldre utstyr til lave priser.