Effektive samlinger følger opp i medisinsk kontoret

Effektive samlinger følger opp resultatene i den hurtige oppløsningen av dine medisinske kontorkrav. Kravsoppfølging bør begynne så raskt som 7 til 10 dager etter at kravet ditt er sendt inn for betaling. Umiddelbar innsats for å få utbetalt erstatningskrav vil ikke bare redusere dine fordringsdager, men øke også kontantstrømmen.
Tilstrekkelig bemanning med riktig opplæringstrening gir det ønskede resultatet i innsamlingsfasen av inntektssyklusen. Medisinsk kontorspersonell bør være oppmerksom på de grunnleggende skrittene som er nødvendige for effektiv oppfølging av forsikringskrav. 
1

Innledende kontakt

Vær godt forberedt. Når du endelig får en forsikringsrepresentant på telefonen, vil du ha all den informasjonen du vil trenge til din disposisjon. Forskning på kontoen grundig for å stille de riktige spørsmålene. Har anlegget Skatte ID og NPI i tillegg til den forsikredes navn, fødselsdato, policenummer, tjenestedato osv..
Sørg for å få forsikringsrepresentantene informasjon. Navnet, utvidelsesnummeret (noen selskaper bruker et ID-nummer), og før du henger opp, sørg for å få et anropsreferansenummer.
Prøv å få denne informasjonen tidlig i samtalen, bare i tilfelle du er utilsiktet frakoblet. Dette vil gi deg tilbakemelding til forsikringsselskapet når du ringer tilbake og for din egen dokumentasjon.
2

Spør mange spørsmål

Målet ditt er å finne ut når du bør forvente å motta betaling. Hvis det har vært mer enn 30 dager fra faktureringsdagen, og du fortsatt ikke har mottatt svar, må forsikringsrepresentanten forklare årsaken til forsinkelsen i betalingen. Pass på at du stiller nok spørsmål om de riktige spørsmålene.

• Hva er statusen for kravet?
• Når er kravet planlagt til betaling?
• Hvor i betalingsprosessen er kravet?
• Hva er beløpet på betalingen?
• Hva er sjekkenummeret?
• Hvorfor tar kravet så lang tid å behandle?
• Hvorfor er kravet venter eller under vurdering?
• Hvor trenger jeg å sende medisinske journaler?
• Hvem kan jeg snakke med for å få dette kravet betalt raskere?
• Hvorfor er kravet ikke betalt i henhold til kontrakt?

3

Vær Assertiv

Ikke vær redd for å utfordre forsikringsrepresentanter. De fleste forsikringsselskaper bruker stall taktikk for å forsinke betalingen. Hvis du diskuterer et krav med en forsikringsrepresentant, ikke la dem komme unna med å gi deg falsk informasjon. Hvis de nekter å gi deg en gyldig grunn til hvorfor kravet ditt holdes opp, be om å snakke med en autorisert person, som en veileder.
Mens du har forsikringsrepresentanten diskutere kravet, kan du finne ut om det kan være andre manglende eller ugyldige elementer som kan holde opp kravet fra umiddelbar betaling. Hvis du utvikler en god rapport med minst en forsikringsrepresentant for hver transportør, kan du kanskje overbevise dem om å gi deg mer informasjon om kravet enn vanlig.
4

Ta passende tiltak

Nå som du har funnet ut statusen for kravet ditt, kan du ta passende tiltak for å øke betalingsprosessen. Uansett hvilken handling du tar, avhenger av hvilken av de vanlige stall taktikk forsikringsselskapet har brukt til å forsinke betalingen.
Leder / Tilsynsførende: Sørg for at det er en policy på plass slik at dine ansatte vil vite hvordan du raskt kan løse et av følgende:

• Ingen krav på fil
• Medisinsk registrering nødvendig for videre gjennomgang
• Trenger primær forsikring COB informasjon
• Informasjon som trengs fra medlemmet / abonnenten
• Forhåndsgodkjenning ikke på lager
• Henvisning ikke på fil
• Informasjon om krav mangler eller ugyldig
• Trenger forhåndsinformasjon fra primærhelsetjenesten
• Ingen medisinsk nødvendighet
• Ulykkesopplysninger kreves

5

Involver pasienten

Dette burde være en siste utvei, men det kan være nødvendig.
Det er noen måter å håndtere dette trinnet på.

1. Send pasienten et regning. Pasienter svarer vanligvis, spesielt hvis de forventer å betale lite eller ingenting for deres besøk. De vil enten ringe til deg eller forsikringsselskapet. Enten er det bra.
2. Kontakt pasienten via telefon. Bruk denne anropen for å få pasientens hjelp til å få kravet betalt. Få pasienten på din side. De ønsker ikke å være ansvarlig for regningen, det er det de betaler forsikringspremier for.
3. Start en konferansesamtale. Hvis du kan få pasienten på telefonen, prøv å ordne en konferansesamtale slik at du kan være vitne til det som diskuteres mellom pasienten og forsikringsselskapet.