Slik utvikler du en forhåndsinnsamlingspolitikk for ditt medisinske kontor

For et medisinsk kontor er forhåndsinnsamlinger av sambetalinger en viktig del av inntektssyklusen. Upfront-samlinger reduserer antall pasientkontoer som ender opp i dårlig gjeld eller samlingsstatus. Det er lettere å samle inn fra pasienter før tjenester blir gjort mindre enn 60 dager senere etter at forsikringen endelig har betalt.

Utvikle et system

Din medisinske kontor eller praksis trenger et system for forhåndsinnsamlinger som er nøyaktige og konsistente. Din policy må gå utover bare å sørge for at pasientene blir bedt om å få kopi eller gebyr når de ankommer for avtale eller prosedyre.
Systemet ditt starter så snart avtalen er planlagt, slik at du vet hva pasientens ansvar skal være. Etter at du har avgjort dette, må du sørge for at pasienten vet hva du kan forvente for deres økonomiske ansvar før avtale. Når de kommer til tjenesten, vil du igjen ha prosedyrer på plass for å konsekvent be om betaling og gi alternativer.
Nøyaktighet og konsistens, sammen med et system for å bestemme og samle pasientansvar, er nøklene for din innledende samlingspolitikk. Når du utvikler en policy for samlinger på forhånd for kontoret, må du ta med følgende trinn.

Trinn 1: Ta kontakt med pasientens forsikringsselskap før besøket

Så snart som mulig etter at avtalen er planlagt, ta kontakt med pasientens forsikringsselskap for å bekrefte at pasienten fortsatt er dekket og for å sjekke eventuelle retningslinjer for før sertifisering. Finn ut pasientens copay, deductible, og coinsurance informasjon.

Trinn 2: Sjekk din behandlede varekontrakt

Sjekk din avtalte avtalen for å finne ut hva refusjonen din gjelder for pasientens besøk, test eller prosedyre. Du trenger denne figuren for å beregne kopien.

Trinn 3: Beregn sambetalingen

Beregn pasientens estimerte ansvar. Se eksemplet nedenfor.
$ 100,00 Kostnad for prosedyre
x 80% kontraktspris
= 80,00 Tillatt beløp
- 50,00 Pasient Fradragsberettiget
- 10.00 Patient Copay
= 20,00
x 20% Pasientforsikringsprosent
= 4,00 Pasientforsikringsbeløp
+ 50,00 Pasient Fradragsberettiget
+ 10.00 Patient Copay
= 64,00 Pasient Estimert Ansvar (Copay)

Trinn 4: Påminnelsesanrop til pasient som inkluderer forventet sambetalning

Ta med pasientens anslåtte ansvar i avtalen om påminnelsesanrop, e-post og brev. Når du kontakter en pasient for å bekrefte sin kommende avtale, må du huske at du må ta med kjørerkortet eller en annen form for ID og deres oppdaterte forsikringskort. Gi dem beskjed om at de forventes å betale sitt estimerte ansvar før de har sin prosedyre og oppgi aksepterte betalingsmåter.

Trinn 5: Be om betaling ved ankomst for anledningen

Skrankepersonalet må be om betaling når pasienten ankommer for tjenesten før de blir sett av leverandøren. Påminn pasienten om at beløpet de betaler bare er basert på et estimat. Aldri skrive betalt i sin helhet på kvitteringene før du har mottatt betaling fra forsikringsselskapet og pasientens ansvar er angitt på forklaring av fordelene (EOB).

Trinn 6: Tilbyr betalingsalternativer

Tilbyr betalingsplan alternativer for dyre test og kirurgiske prosedyrer.

Trinn 8: Legg inn et tegn

Sørg for at tegn er oppført i pasientventer områder som tydelig angir:
 "Betaling er forfalt før tjenester tilbys"

Merk: Ikke be om betaling fra akuttmottakere

Forsøk aldri å samle innbetalinger fra pasienthospitalpatienter til etter at de har blitt sett av en lege på grunn av EMTALA-forskriftene.